So geht heute moderne Kommunikation

Beekeeper ist für Spitex-Organisationen ein Begriff. Der Frontline Success Summit (unter Frontline versteht man ganz einfach die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an der Front arbeiten) von Beekeeper stand unter dem Motto „Connect“. Während des ganzen Tages wurden viele Praxisbeispiele gezeigt. Manfred (Many) S. Hertach von der RegioSpitex Limmattal sprach über die digitale Transformation im Gesundheitswesen. Unterstützt wurde er von Daniel Ressel, der über den Kommunikationsalltag beim Deutschen Roten Kreuz Erfurt referierte.

Mit Beekeeper organisieren wir den grössten Teil unserer internen Kommunikation. Wir haben durch Beekeeper einen direkten Draht zu allen Mitarbeitenden. Da die meisten von ihnen dezentral, also draussen bei unseren Kunden unterwegs sind, ist eine gute und einfache digitale Kommunikation unverzichtbar. Eine gute Vernetzung der Mitarbeitenden untereinander ist zudem auch eine wichtige Grundlage für eine starke Unternehmenskultur. Des Weiteren bietet Beekeeper auch etliche Funktionen, um Prozesse digital abzubilden und für die Mitarbeitenden sehr einfach zugänglich zu machen. Was zuvor sehr zeitaufwändig und mühsam auf Papier erfolgt ist, kann nun mit wenigen Klicks am PC oder auch am Handy gemacht werden. Das spart wertvolle Zeit, welche die Mitarbeitenden wieder zugunsten der Pflege und Betreuung unserer Kundinnen einsetzen können.

Der grösste Treiber für die Einführung eines Tools war damals die Pandemie. Wir befanden uns in einem akuten ‹Kommunikationsvakuum›, da wir kein richtiges Tool im Einsatz hatten. Die bisherigen (v.a. anlogen) Kanäle konnten mit der pandemiebedingt sehr hohen Informationsgeschwindigkeit nicht mehr mithalten. Vor diesem Hintergrund erfolgte die Evaluation sehr pragmatisch. Ich habe mir noch zwei andere Tools angeschaut, die aber im Gesamtpaket nicht mit Beekeeper mithalten konnten. Die Bedienung von Beekeeper ist für den End-User sehr simpel. Aber auch als Administrator ist die Bewirtschaftung gut machbar, es braucht dazu keine besonderen IT-Kenntnisse. Zudem ist die Nutzeroberfläche sehr einladend gestaltet. Es macht Spass, durch Beekeeper zu navigieren. Auch die Kundenbetreuung und der Support von Seiten Beekeeper waren von Beginn an sehr vertrauenserweckend. Dieses Gefühl hält auch bis heute an. In Bezug auf Kundennähe, Support und Reaktionsgeschwindigkeit könnte ich mir keinen besseren Partner vorstellen. Und das sind für mich als Kunde sehr zentrale Punkte.

Die Einführung verlief ebenfalls sehr pragmatisch und schnell. Der Leidensdruck aufgrund des fehlenden Kommunikationskanals stand im Vordergrund. Wir haben Beekeeper innert weniger Wochen und mit verhältnismässig wenig Vorbereitungsarbeit eingeführt. Es galt, die interne Kommunikation während der Pandemie so rasch wie möglich sicherzustellen. Da es damals kaum Ressourcen für ein solches Projekt gab, habe ich fast alles alleine gemacht. Beekeeper hat mich im Hintergrund sehr gut unterstützt. Insgesamt war es aber keine riesige Sache. Zwei Wochen vor Go Live habe ich ein kleines ‹Super User Team› zusammengestellt, welches die Oberfläche getestet und die Belegschaft dann bei der Einführung technisch unterstützt hat. Nach wenigen Wochen waren rund 60% der Belegschaft ‹aktive User›. Drei Monate nach dem Start waren wir bei über 80%. Stand heute ist 99%. Beekeeper ist für unsere Mitarbeitenden zum zentralen und wichtigsten Kommunikations- und Prozesstool geworden.

Davor hatte ich im Projekt am meisten Respekt, was rückblickend unbegründet war. Man muss dazu sagen, dass Beekeeper schon mal sehr intuitiv funktioniert, so dass auch weniger technisch affine Mitarbeitende schnell damit zurechtkommen. Das hilft in einem ersten Schritt, Widerstände abzubauen. Dann haben wir der Belegschaft sehr gut erklären können, wozu wir das Tool einführen und worin der Nutzen liegt. Dazu muss man sich im Vorfeld unbedingt Gedanken machen. Welche Kommunikationskanäle sind bereits vorhanden und welche davon können und sollen durch Beekeeper abgelöst werden. Es braucht eine solide interne Kommunikationsstrategie und diese muss dann auch konsequent umgesetzt werden. Beekeeper darf kein ‹zusätzliches› Tool sein, das am Ende parallel zu anderen Kanälen (z.B. einem Intranet) läuft. Wenn es einen wichtigen Vorbereitungsschritt gibt, dann ist das aus meiner Sicht dieser. Sehr effektiv war auch das Super User Team, dass die Mitarbeitenden in den ersten paar Wochen technisch unterstützt und auch für regelmässigen und sinnvollen Content in den Streams gesorgt hat. Wir haben uns zudem auch die Macht der ‹Gamification› zunutze gemacht und regelmässige Wettbewerbe in den Streams durchgeführt, um Beekeeper attraktiv zu machen. Ob das am Ende matchentscheidend war, weiss ich nicht. Aber es hat Spass gemacht und wir konnten den Mitarbeitenden mit ein paar sehr attraktiven Preisen auch immer wieder eine Freude machen. Insgesamt muss man sich halt wie bei jeder Veränderung oder Neueinführung dem Change Management widmen und sich fragen, was für die Mitarbeitenden wichtig ist und was sie brauchen. Und dann muss man sie abholen und in den Prozess einbinden.

Was nichts kostet, ist häufig auch nichts wert 😊. Nein Scherz, diese Rechnung muss jede Organisation für sich selbst machen. Wir sind eine Organisation, die in der Regel immer zuerst den Nutzen betrachtet und dann die Kosten ins Verhältnis setzt. Der Nutzen von Beekeeper ist für unsere Organisation gewaltig. Wir können durch Beekeeper alle Mitarbeitenden untereinander vernetzen, effizient und effektiv kommunizieren, eine hohe Mitarbeiterpartizipation erreichen, Unternehmenskultur gestalten und Prozesse vereinfachen und digitalisieren. Das alles hat in der Summe einen direkten Impact auf die Mitarbeiterzufriedenheit und dem zufolge auch auf die Produktivität. Zudem sind wir durch Beekeeper in den letzten Jahren noch viel agiler geworden. Beekeeper hat auch eine sehr grosse Akzeptanz in der Belegschaft, was wichtig ist für ein solches Tool. Wenn die Akzeptanz nicht da ist, kann das Tool sein Potenzial nicht entfalten. Zudem wird Beekeeper immer weiterentwickelt und wir können laufend neue Use Cases darin abbilden. Für uns stimmt die Aufwand-/Ertragsrechnung absolut.

Beekeeper bietet unglaublich viele Möglichkeiten. Man kann fast für jeden Use Case oder Prozess in der Organisation ein Formular oder einen Workflow bauen. Hinzu kommt, dass sich die Funktionalitäten von Beekeeper auch laufend erweitern. Zudem baut das Entwicklerteam immer wieder neue Funktionen ein. Aktuell sind wir daran, eine Prozessdatenbank auf Sharepoint-Basis zu erstellen, die wir dank einer der vielen Integrationen in Beekeeper auf dessen Oberfläche spiegeln können. Das heisst, dass die Mitarbeitenden z.B. ein Prozessdokument in Beekeeper dargestellt bekommen, welches aber tatsächlich im Sharepoint bewirtschaftet wird. Auch mit der Aufgabenfunktion sind wir seit einiger Zeit am Arbeiten. Damit können wir ein internes Ticketsystem für verschiedene Anfragen von Mitarbeitenden aufbauen. So können die jeweiligen Anfragen sortiert und als Aufgabe den richtigen Stellen im Backoffice zugeordnet werden.

Als Kunde von Beekeeper ist man in einer Art ‹Community› unterwegs. Man tauscht sich regelmässig mit anderen Organisationen über mögliche Use Cases, die besten Workflows oder die neusten Funktionen aus. Beekeeper organisiert auch regelmässige Events, bei denen sich die einzelnen Organisationen aktiv untereinander vernetzen können. In diesem Rahmen konnte ich Organisationen, die Beekeeper bei sich eingeführt haben, wichtige Tipps mit auf den Weg geben und von unseren Erfahrungen berichten. Dabei kommt es weniger auf die Unternehmensgrösse an, die Herausforderungen bei einer Einführung sind überall die gleichen. Es melden sich immer wieder mal andere Spitex-Organisationen bei mir, um sich Tipps und Ratschläge zu holen. Da helfe ich sehr gerne weiter. Das Wichtigste ist aus meiner Sicht, dass man den Mut aufbringt, trotz anfänglicher Unsicherheiten einfach mal zu starten. Eine klare Strategie für die interne Kommunikation und den Einsatzzweck von Beekeeper ist natürlich Voraussetzung. Alles andere wird sich entwickeln. Man sollte auch nicht die Absicht haben, alle Funktionen gleichzeitig einzuführen. Lieber mal mit der Kommunikation starten und dann im Verlauf sukzessive die Formulare, Workflows und weitere Funktionen einführen. So überfordert man auch die Mitarbeitenden nicht.

Im Rahmen unserer IT-Strategie verfolgen wir den Ansatz ‹keep IT simple›. Das bedeutet auch, dass wir möglichst wenig verschiedene Tools im Einsatz haben möchten und diese jeweils einen klaren Nutzen haben müssen. In Bezug auf den Nutzen verfolgen wir immer das Ziel, den Mitarbeitenden den Alltag zu erleichtern. Administrative Prozesse sollen möglichst vereinfacht und verschlankt werden, um dadurch mehr Zeit für die Pflege und Betreuung bei den Kunden zu gewinnen. Aktuell sind wir im Rahmen eines organisationsübergreifenden Projekts an der Entwicklung eines RPA-Bots für unser ERP beteiligt. Dieser soll die Mitarbeitenden bei der Pflegeplanung und -dokumentation unterstützen und die Rapportkontrolle vereinfachen. Wir sagen bewusst ‹unterstützen› und nicht ‹abnehmen›. Wir sind der Meinung, dass der technologische Fortschritt den Menschen nicht ersetzen, sondern seine Möglichkeiten erweitern soll. Wir sind sehr gespannt auf die Testphase.

Many Hertach ist seit 2020 Geschäftsleiter der RegioSpitex Limmattal, die mit rund 130 Mitarbeitenden rund um die Uhr für die Limmattaler Gemeinden Dietikon, Schlieren und Urdorf unterwegs ist. Many Hertach ist gelernter Anästhesiepflegefachmann und Rettungssanitäter mit Weiterbildungen in Health Care Management und Wirtschaftspsychologie. Vor seinem Spitex-Engagement war er Pflegedienstleiter des Departements Chirurgie am Luzerner Kantonsspital.